Дебіторка — безвідсотковий кредит, який ви видали клієнтам
Робота зроблена, акт підписаний, а гроші досі в клієнта. Як читати вікову структуру дебіторки, що таке оборотність у днях і який графік нагадувань скорочує очікування оплати без зіпсованих стосунків.
Кожен неоплачений рахунок — це гроші, які ви вже заробили й віддали клієнту в користування. Без відсотків, без застави й часто без дати повернення. Поки дебіторка невелика, це дрібна незручність. Коли вона дорівнює місячній виручці, це касовий розрив, який ви створили самі.
Вікова структура: що старше, то гірше
Загальна сума дебіторки мало що каже. 320 000 ₴, які клієнти мають сплатити наступного тижня, і 320 000 ₴, що висять третій місяць, — це дві зовсім різні ситуації. Тому дебіторку дивляться за віком: скільки днів минуло від дати, коли рахунок мав бути оплачений.
Імовірність отримати гроші падає разом із віком рахунку. Рахунок, прострочений на тиждень, — це зазвичай забудькуватість бухгалтера клієнта. Рахунок, прострочений на два місяці, — це вже або проблема з грошима в клієнта, або незгода з роботою, про яку вам не сказали.
Одне число для порівняння: оборотність у днях
Оборотність дебіторки показує, скільки днів у середньому минає від виставлення рахунку до грошей. Рахується просто: дебіторка ділиться на виручку за квартал і множиться на 90 днів. У прикладі це 320 000 ₴ ÷ 960 000 ₴ × 90 = 30 днів. Якщо у договорах стоїть оплата за 10 днів, а реальність — 30, то кожен рахунок фінансується вами на три тижні довше, ніж ви домовлялись.
Скоротити оборотність з 30 до 20 днів для агенції з виручкою 320 000 ₴ на місяць — це приблизно 107 000 ₴, які з’являються на рахунку назавжди. Не нова виручка, а ваші власні гроші, які перестали лежати в клієнтів.
Графік нагадувань, який працює
- Рахунок — у день здачі роботи. Кожен день затримки з виставленням — це день, доданий до оборотності, і клієнт тут ні до чого.
- За три дні до строку — дружнє нагадування з рахунком у вкладенні. Половина прострочень — це рахунки, які загубились у пошті.
- У день строку — коротке повідомлення: «Сьогодні строк оплати рахунку № 118».
- Через тиждень прострочення — лист від менеджера проєкту з питанням, чи все гаразд з роботою.
- Через 30 днів — дзвінок від власника. Не погроза, а розмова: що заважає оплатити і коли чекати гроші.
Для нових клієнтів додайте передоплату 30–50%. Це не недовіра, а звичайна практика, і клієнт, який відмовляється від будь-якої передоплати на першому проєкті, часто саме той, що потім платить на третій місяць.
У Systemer рахунки виставляються з годин проєкту або автоматично для ретейнерів, оплата зіставляється з банківською випискою, а звіт дебіторки показує вікову структуру з переходом до кожного рахунку. Прострочений рахунок сам потрапляє в Центр керування, а чернетку нагадування клієнту може скласти AI.
Що з цим робити
Розкладіть усі неоплачені рахунки за віком: поточні, до 30 днів, 31–60, понад 60. Усе, що старше 30 днів, отримує нагадування цього тижня, а старше 60 — дзвінок від власника.