Собівартість години, яка враховує оренду і зарплату продажника
Ставка виконавця × години — це не собівартість, а половина собівартості. Як зібрати пул накладних, розділити його між тими, хто продає години, і чому після цього маржа падає вдвічі.
Найпоширеніший спосіб порахувати, скільки коштує година роботи, виглядає так: беремо зарплату людини, ділимо на 160 робочих годин і отримуємо ставку. Дизайнер із зарплатою 67 200 ₴ коштує 420 ₴ на годину. Продаємо його час по 750 ₴ — маржа 44 %. Цифра гарна, і саме тому в неї хочеться вірити.
Проблема в тому, що за ці 160 годин агенція платить не лише зарплату дизайнера. Вона платить оренду, підписки на софт, бухгалтерію, зарплату менеджера, який веде проєкт, і зарплату продажника, який цей проєкт привів. Жодна з цих витрат не з’являється в розрахунку маржі проєкту — вони живуть окремим списком «витрати компанії» і зустрічаються з виручкою раз на місяць, коли власник зводить загальний підсумок.
Саме тому місяць буває «прибутковим за проєктами» і збитковим за рахунком у банку. Обидві цифри правильні — просто перша рахує половину витрат.
Крок перший: зібрати пул накладних
Накладні — це все, що витрачається не на конкретний проєкт. Розділити витрати на «прямі» й «накладні» легше, ніж здається: якщо витрату не можна чесно приписати одному клієнту, вона накладна.
- оренда, комуналка, інтернет
- підписки: дизайн-софт, хостинги, таск-трекер, пошта
- бухгалтерія та юрист на аутсорсі
- зарплата тих, хто не продає години: менеджмент, продаж, адміністрація
- навчання, техніка, банківські комісії
Для агенції на вісім людей це зазвичай від 100 до 200 тисяч гривень на місяць. Візьмемо 148 000 ₴ — цифра середня і нічим не видатна.
Крок другий: поділити пул на білабельні години
Ділити треба не на всі робочі години команди, а тільки на ті, які продаються клієнту. Це принципова відмінність. У людини 160 робочих годин на місяць, але клієнту з них піде 100–130: решту з’їдять внутрішні зустрічі, навчання, правки процесів і паузи між проєктами.
Якщо в команді шестеро продають час, і кожен дає близько 120 білабельних годин, знаменник — 720 годин. Пул накладних 148 000 ₴ ділиться на 720 і дає 205 ₴ накладних на кожну продану годину.
Той самий дизайнер, та сама зарплата, та сама ставка продажу 750 ₴. Змінилась лише чесність розрахунку.
Чому одні люди отримують нуль накладних
Зарплата менеджера вже лежить усередині пулу накладних. Якщо нарахувати йому ще й частку цього пулу, ті самі гроші будуть пораховані двічі, і собівартість команди роздується. Тому люди, які сидять у пулі, отримують нульову частку — вони вже розподілені на інших.
З тієї самої причини ставка кожної людини залежить від складу команди в конкретному місяці. Найняли продажника — накладні зросли, і собівартість години кожного виконавця піднялась, хоча зарплати виконавців не змінювались. Це не помилка розрахунку, це те, як влаштований бізнес.
Беззбиткова ставка — цифра для переговорів
Коли собівартість години порахована чесно, з’являється число, якого раніше просто не існувало: ставка, нижче за яку продавати не можна. У прикладі це 625 ₴. Знижка «десять відсотків, бо клієнт давній» знімає 75 ₴ з ціни 750 ₴ — і від маржі лишається 50 ₴ на годину.
- Зберіть накладні за минулий місяць — одним списком, без деталізації до копійки.
- Порахуйте, скільки годин команда реально продала клієнтам, а не відпрацювала.
- Поділіть перше на друге — отримаєте накладні на годину.
- Додайте це число до ставки кожного, хто продає час.
- Перевірте по цій ставці три останні проєкти. Один із них, найімовірніше, здивує.
Рахувати це руками щомісяця — робота на півдня, і саме тому її зазвичай не роблять. У Systemer пул накладних береться з операцій, білабельні години — з внесеного часу, а ставка кожної людини береться на дату роботи, а не поточна. Собівартість перераховується сама, і кожну цифру можна розкрити до записів, з яких вона склалась.
Що з цим робити
Порахуйте пул накладних за минулий місяць і поділіть його на білабельні години всіх, хто продає час. Отримана цифра — те, що треба додати до ставки кожної людини, перш ніж називати проєкт прибутковим.