Звірка з банком без Excel

Звірка виглядає нудною роботою, аж поки не з’ясовується, що вся фінансова картина агенції стоїть саме на ній. Якщо в системі не вистачає трьох платежів, то неправильні всі цифри вище: маржа проєкту, прибутковість клієнта, прогноз розриву.

Одне число, яке варто дивитись

Знак різниці одразу каже, де шукати. У банку більше — забули внести надходження. У системі більше — внесли зайве або двічі. Це економить перегляд усієї виписки.

Три типові випадки, на яких застрягають

• Платіж без призначення. Клієнт заплатив, але в призначенні лише номер картки. Розпізнається за сумою й контрагентом, а не за текстом.
• Часткова оплата. Рахунок на 96 000 ₴, прийшло 50 000 ₴. Рахунок не закритий, але й не прострочений — він оплачений частково, і залишок має лишатись у дебіторці.
• Одна оплата на два рахунки. Клієнт звів два рахунки в один платіж; сума не збігається з жодним, і таблиця з формулами тут завжди програє.

Черга «потребує перевірки» не має бути порожньою — вона має бути короткою. Порожня черга зазвичай означає, що хтось натиснув «прийняти все».

Що автоматизується, а що ні

Автоматично зіставляються платежі, де збігаються сума, контрагент і приблизна дата. Автоматично розкладаються за категоріями регулярні витрати: оренда від того самого орендодавця щомісяця в ті самі дні. Не автоматизується рішення, до якого проєкту віднести витрату, якщо вона може належати двом.

У Systemer виписка ПриватБанку й Monobank читається за готовим профілем, незнайомий формат розбирає AI, а правила категоризації ви задаєте самі. Усе, що система пропонує сама, приходить як пропозиція з кнопками «прийняти» і «відхилити» — зміни в даних без вашого підтвердження не відбувається. А різниця із залишком банку показується банером на самому рахунку, поки її не розберуть.